Page content

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden worden in het bedrijfsleven op grote schaal gebruikt. Dit is niet zonder reden. Het gebruik ervan biedt ondernemers namelijk veel voordelen. Een groot deel van deze voordelen kan echter verloren gaan wanneer algemene voorwaarden niet goed worden gebruikt. In zulke gevallen kan het gebeuren dat deze op onderdelen, of zelfs in het geheel hun geldigheid verliezen.

Als zo iets bij u gebeurt wanneer er grote belangen voor u op het spel staan, dan kan dit tot zeer onaangename gevolgen leiden.

Er is dan ook reden te meer om als ondernemer af en toe stil te staan bij de inhoud van de algemene voorwaarden die u gebruikt en de manier waarop die in uw bedrijf door u zelf en uw personeelsleden worden gehanteerd.

Op deze pagina bieden wij u een kort overzicht van de belangrijkste onderwerpen die spelen bij het opstellen en het beoordelen van algemene voorwaarden en bieden we een paar handvatten over hoe algemene voorwaarden gehanteerd moeten worden.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene woorwaarden zijn standaard bepalingen die bedoeld zijn om steeds opnieuw door de gebruiker te worden opgenomen in zijn contracten. Deze algemene voorwaarden kunnen niet de kern of de essentiële elementen van de overeengekomen prestatie bevatten. In de volksmond worden algemene voorwaarden ook wel “de kleine lettertjes” genoemd.

Algemene voorwaarden kunnen zowel aan de inkoop- als aan de verkoopzijde binnen een onderneming worden gebruikt. Het gebruik aan de verkoopkant is zeer wijdverbreid. Aan de inkoopkant komt men algemene voorwaarden aanmerkelijk minder vaak tegen in het MKB.

Wat staat er in algemene voorwaarden?

In algemene voorwaarden kunnen dus in beginsel allerlei bepalingen worden opgenomen die een ondernemer in al zijn contracten wenst te laten terugkeren.

Veel voorkomende bepalingen zijn onder andere:

  • Betalingsvoorwaarden
  • Garantievoorwaarden
  • Leveringsvoorwaarden
  • Uitvoeringsvoorwaarden
  • Restitutievoorwaarden
  • Aansprakelijkheidsbeperking
  • Klachtenregeling
  • Geschillenregeling
  • Eigendomsvoorbehoud
  • Intellectuele eigendomsregeling
  • Boeteregeling
  • Wijzigingsregeling
  • Rechtskeuze
  • Forumkeuze

Waarom algemene voorwaarden gebruiken?

Het gebruik van algemene voorwaarden vormt geen verplichting. Het gebruik ervan is echter efficiënt en leidt tot meer gebruiksgemak. Als je als ondernemer gebruik maakt van algemene voorwaarden hoef je over de hierin opgenomen basiscondities niet steeds opnieuw te onderhandelen. Door gebruik te maken van algemene voorwaarden kun je je als ondernemer dus in een onderhandelingsproces met een klant richten op de kern van de transactie, zoals de omvang van de prestatie en de prijs. Algemene voorwaarden kunnen dan ondersteunend werken bij onderhandelingen.

Een bijkomend voordeel is dat algemene voorwaarden zorg dragen voor een snelle binding van de wederpartij. De voorwaarde hierbij is wel dat men de algemene voorwaarden op de juiste wijze moet hanteren.

Is dit niet gebeurd dan kan het voorkomen dat de algemene voorwaarden geen onderdeel vormen van de gemaakte afspraken. Een beroep op bepalingen uit deze algemene voorwaarden zal dan niet mogelijk zijn.

Hoe dient u algemene voorwaarden te gebruiken?

Om ervoor te zorgen dat de wederpartij gebonden is aan de bepalingen die in de algemene voorwaarden zijn opgenomen is het van belang dat deze op de goede manier worden gehanteerd.

Dit doe je door tegelijkertijd aan twee voorwaarden te voldoen:

1. Algemene voorwaarden van toepassing te verklaren
2. Een redelijke mogelijkheid tot kennisneming te bieden

Algemene voorwaarden van toepassing verklaren

Om ervoor te zorgen dat de andere partij is gebonden aan de bepalingen van de algemene voorwaarden, is het belangrijk dat deze een integraal onderdeel van de overeenkomst uitmaken. U bereikt dit door deze duidelijk en tijdig van toepassing te verklaren.

Op tijd is voorafgaand aan, of uiterlijk op het moment van de totstandkoming van het contract. Indien u de toepasselijkheid pas voor het eerst na de levering van uw product of dienst op bijvoorbeeld uw factuur vermeldt, bent u overduidelijk te laat.

Een redelijke mogelijkheid tot kennisneming bieden

De wetgever heeft verder bepaald dat een gebruiker van algemene voorwaarden aan zijn wederpartij een redelijke mogelijkheid dient te bieden om van de betreffende algemene voorwaarden kennis te nemen. Indien deze mogelijkheid niet is geboden dan hebben consumenten en kleine ondernemers veelal de mogelijkheid om de algemene voorwaarden of een van de daarin opgenomen bepalingen te vernietigen. Grote ondernemingen hebben deze mogelijkheid in principe niet.

Het gevolg van een dergelijke vernietiging is verstrekkend: de gebruiker kan hierdoor geen beroep meer doen op de vernietigde voorwaarden.

Terhandstelling

Wanneer is een redelijke mogelijkheid tot kennisneming nu aan de wederpartij genomen?

De wet omschrijft dat deze mogelijkheid in ieder geval is geboden indien de gebruiker kan aantonen dat de voorwaarden tijdig ter hand zijn gesteld. Dit betekent dat de bewijslast bij de gebruiker ligt. Het is raadzaam om de wederpartij separaat voor ontvangst te laten tekenen of de voorwaarden door de klant te laten paraferen. Hiermee is de terhandstelling vrijwel sluitend aangetoond.

Een andere methode is om een passage in de offerte of opdrachtbevestiging op te nemen waarin de ondertekenaar verklaart een exemplaar van de voorwaarden te hebben ontvangen. Een dergelijke verklaring geeft zekerheid, tenzij de andere partij in staat is om het tegendeel te bewijzen. Met andere woorden, heeft deze partij door ondertekening verklaard dat zij de algemene voorwaarden heeft ontvangen, dan moet hij vervolgens aantonen dat hij ten onrechte heeft verklaard. Hij moet dus bewijzen dat hij de algemene voorwaarden niet heeft ontvangen. In de praktijk is dit erg moeilijk. Slaagt hij hier toch in, dan ligt de weg vrij voor vernietiging.

Deponeren of toezenden

In de praktijk zie je veel bedrijven die hun algemene voorwaarden onderaan hun offerte of opdrachtbevestiging van toepassing verklaren en hierbij aangeven dat deze bij de kamer van koophandel of bij de griffie van de rechtbank ter inzage liggen. Ook zie je ondernemers die vermelden dat ze hun algemene voorwaarden op verzoek (kosteloos) zullen toezenden. De vraag die zich hierbij aandringt is of dit voldoende is?

Het antwoord is hier: Nee, meestal niet.

De wet geeft aan dat het enkel deponeren of toezenden op verzoek alleen voldoende is wanneer een tijdige terhandstelling redelijkerwijs onmogelijk is.

Ongelezen aanvaarden

Algemene voorwaarden zijn vaak lastig leesbaar. In een poging om een volledige regeling op één pagina A4 onder te brengen, worden inderdaad vaak letterlijk kleine lettertjes gebruikt. Daarnaast zijn algemene voorwaarden vaak doorspekt van juridisch jargon en ook dat komt de leesbaarheid niet ten goede.

Het gevolg hiervan is dat maar weinigen de moeite nemen om bij het sluiten van een overeenkomst dergelijke voorwaarden volledig te lezen. Mocht men deze moeite al nemen, dan is het de vraag of de lezer in staat is om de volledige juridische betekenis van de regeling op voorhand te begrijpen. Mensen die geconfronteerd worden met algemene voorwaarden zijn daarom geneigd om deze vaak ongelezen min of meer klakkeloos te aanvaarden.

Het fenomeen van deze klakkeloze aanvaarding in combinatie met de snelle binding zou tot het ongewenste gevolg kunnen leiden dat gebruikers van algemene voorwaarden in de verleiding komen om deze volledig naar hun hand te zetten. Hierbij kunnen zij een redelijke balans tussen hun eigen belangen en die van de wederpartij gemakkelijk uit het oog verliezen.

Onredelijk bezwarende bedingen

Om deze onbalans te voorkomen is er in de wet een regeling opgenomen die grenzen stelt aan een eventueel onredelijk gebruik van algemene voorwaarden. Onredelijk bezwarende bedingen in algemene voorwaarden zijn daarom vernietigbaar. Een succesvolle vernietiging van een dergelijke bepaling betekent dat de gebruiker er niet langer gebruik van kan maken.

Volgens de betreffende wetsbepaling is dit het geval “indien het, gelet op de aard en de overige inhoud van de overeenkomst, de wijze waarop de voorwaarden zijn tot stand gekomen, de wederzijds kenbare belangen van partijen en de overige omstandigheden van het geval, onredelijk bezwarend is voor de wederpartij”.

Voor ondernemers geeft deze tekst helaas veelal weinig concrete aanwijzing voor een snel oordeel. Kennis van het recht is in dergelijke gevallen van belang om te kunnen oordelen hoe een rechter in de gegeven omstandigheden de open norm van de wet zou kunnen invullen.

De grijze en zwarte lijst voor consumenten

Voor consumenten geeft de wettekst wel een concretere invulling van wat met als onredelijk bezwarend aangemerkt dient te worden. Deze interpretatie kan namelijk worden gevonden in de zogenaamde zwarte en grijze lijst. De zwarte lijst geeft een overzicht van bepalingen die door de wet voor consumenten als onredlijk bezwarend worden aangeduid.

De grijze lijst geeft een overzicht van verdachte bepalingen. Hiervan wordt vermoed dat deze voor consumenten onredelijk bezwarend zijn.

Het verschil tussen beide lijsten is dat een gebruiker van bepalingen die voorkomen op de grijze lijst nog kan bewijzen dat het gebruik van de betreffende bepaling in de gegeven omstandigheden niet onredelijk bezwarend is. Voor een bepaling die op de zwarte lijst voorkomt bestaat deze mogelijkheid niet.